Exemple de demande d’accès à un document administratif

dimanche 22 mai 2005

Pour exercer son droit d’accès, le demandeur, qui peut être une personne physique ou une personne morale (association, syndicat, société commerciale, etc.) n’est pas tenu d’expliquer les motifs de sa demande. Il lui suffit de préciser le document administratif recherché. Le droit d’accès peut s’exercer quelle que soit la nationalité du demandeur.

La loi n’exige aucune forme pour la demande d’accès à un document administratif. Une demande orale est théoriquement suffisante mais il est préférable d’adresser à l’administration qui détient le document une demande écrite, avec accusé de réception pour avoir une preuve que l’administration a bien reçu la demande. L’accusé de réception servira aussi de preuve du point de départ du délai pour saisir la CADA.

La lettre doit identifier le document le plus précisément possible car l’administration n’est pas tenue de faire une recherche complémentaire pour identifier le document sollicité ou de compiler diverses informations pour constituer le document. Si la demande a été mal dirigée, l’administration saisie est obligée de transmettre la demande à l’autorité compétente.

Dans sa lettre de requête le demandeur doit préciser s’il souhaite consulter le document sur place ou s’il souhaite obtenir des copies. En cas de document informatisé, il faut préciser le support souhaité (par exemple disquette ou CD-ROM) ou demander une transmission par Internet. C’est au demandeur de choisir le mode d’accès. La consultation d’un document sur place est gratuite. L’obtention de copies est aux frais du demandeur.

Modèle de lettre de requête :

Nom et adresse du demandeur

Lettre recom. avec AR

Date

Adresse de l’administration détentrice du document

Objet : demande de documents administratifs

Madame, Monsieur,

Nous avons identifié que vos services détenaient le document (description précise du document, par exemple : titre, référence, date, auteur). Nous souhaitons en recevoir une copie (préciser le support souhaité : papier, disquette ou CD-Rom selon ce qui est approprié) (ou bien préciser que vous viendrez consulter le document sur place) et vous prions de nous indiquer les modalités d’accès à ce document et les frais nécessaires (pas de frais si consultation sur place).

Notre demande s’exerce dans le cadre de la loi du 17 juillet 1978 sur l’accès aux documents administratifs modifiée par la loi du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec l’administration.

Vous remerciant par avance, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

Ce qui se produit après l’envoi de la lettre

Si l’administration ne détient pas le document ou n’a pas compétence pour le communiquer, elle doit transmettre la demande à l’autorité compétente.

En cas de réponse positive de l’administration, le demandeur a le choix entre une consultation sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas, ou l’obtention d’une copie intégrale ou partielle.

La consultation sur place n’exclut pas que le demandeur obtienne aussi une copie du document si celle-ci ne nuit pas à la conservation du document. Si le document est informatisé, le demandeur peut en obtenir copie sur support identique à celui utilisé par l’administration : disquette, CD-Rom... ou l’obtenir éventuellement par téléchargement.

Le montant des frais de copie d’un document administratif est fixé par arrêté du Premier ministre. Lorsque le document fait l’objet d’un envoi postal, les frais d’envoi sont à la charge du demandeur.

Si l’administration ne répond pas dans un délai d’un mois, ce silence équivaut à un refus (refus tacite). L’administration peut aussi informer le demandeur par écrit qu’elle ne communiquera pas le document demandé. On parle alors de refus exprès. Elle doit normalement expliquer au demandeur les raisons de sa décision et informer le demandeur qu’il lui est possible de saisir la CADA pendant un délai de deux mois à compter du jour où le demandeur aura été informé de cette décision.

En cas de refus tacite ou exprès le demandeur peut saisir la CADA qui tentera alors de résoudre la difficulté. Si l’intervention de la CADA ne suffit pas ou ne satisfait pas le demandeur, ce dernier peut en dernier recours saisir le juge administratif.

La saisine de la CADA

L’article 5 de la loi du 17 juillet 1978 dispose que la saisine de la CADA est un préalable obligatoire avant toute action en justice. Cette saisine est gratuite. Il suffit d’adresser à la CADA une lettre précisant le document demandé et l’administration concernée, en joignant copie de la demande et, le cas échéant, copie de la décision de refus.

La CADA doit être saisie dans les deux mois du refus de communiquer de l’administration, qu’il soit explicite ou tacite. Si ce délai est dépassé, le demandeur devra reprendre toute la procédure et demander de nouveau le document à l’administration. Remarque : pour les services administratifs de l’État et des collectivités territoriales, ce délai n’est opposable au demandeur que dans le cas où il a été régulièrement informé des délais et voies de recours applicables par l’administration à qui il a demandé des documents.

Chaque refus de communication visant un même document doit faire l’objet d’une saisine de la CADA avant tout contentieux. Par exemple, lorsque le document obtenu après une première saisine de la CADA est jugé incomplet par le demandeur et que ce dernier souhaite réagir contre ce refus partiel de communication, il doit saisir de nouveau la CADA avant de former un recours en excès de pouvoir.

La CADA doit faire connaître son avis au demandeur dans un délai d’un mois, à compter du jour de l’enregistrement de la saisine mais ce délai est souvent dépassé à cause de la charge croissante de la commission.

La commission désigne un rapporteur qui instruit le dossier. La demande sera ensuite examinée par la commission au cours d’une séance à laquelle un représentant de l’administration en cause est convié à titre consultatif.

La CADA peut rendre plusieurs catégories d’avis :

• un avis favorable à la communication, qui est le plus fréquent ; cet avis peut indiquer certains conditions pour la communication ;
• un avis défavorable à la communication ou favorable à une communication partielle ; cet avis doit être motivé ;
• un avis d’irrecevabilité de certaines demandes « parce que l’administration n’a pas été saisie au préalable, parce que le délai de deux mois est écoulé, ou tout simplement parce qu’elles ne sont pas suffisamment précises » ;
• la CADA est parfois amenée « à constater son incompétence parce que le document demandé n’entre pas dans le champ de la loi du 17 juillet 1978 » ;
• « la demande peut enfin être déclarée sans objet, lorsque le document a été communiqué entre le dépôt de la demande et l’adoption de l’avis, ou lorsqu’il apparaît qu’il n’existe pas. »

Les avis de la CADA sont, pour la plupart, suivis par l’administration (dans environ 70 % des cas), mais ce ne sont que de simples avis : l’administration n’est pas obligée de les suivre et la CADA n’a aucun moyen pour contraindre l’administration. Selon le décret du 28 avril 1988, l’administration doit informer la CADA, « dans le mois qui suit la réception de cet avis, de la suite qu’elle entend donner à la demande. »

Recours judiciaire

Si, malgré un avis favorable de la CADA, l’administration n’a toujours pas communiqué le document demandé à l’issue d’un délai de deux mois après que la CADA ait été saisie par le demandeur ou si elle oppose une nouvelle décision formelle de refus, le demandeur peut former un recours pour excès de pouvoir devant la juridiction administrative.

De même, si l’administration saisie a confirmé, implicitement ou expressément, son refus initial, après un avis défavorable de la CADA, le demandeur peut contester cette décision devant la juridiction administrative.

Après avis de la CADA, et en cas de refus exprès de l’administration dûment notifié, le demandeur a un délai de deux mois suivant la notification du refus pour former un recours pour excès de pouvoir devant la juridiction administrative. En cas de silence de l’administration, le demandeur n’est pas tenu par ce délai de deux mois.